Impressumspflicht bei E-Mails und Newslettern

Im Telemediengesetz (TMG) ist geregelt, was Unternehmen in ihrem geschäftlichen Verkehr angeben müssen, wenn sie nach außen hin auftreten. Dazu gehört auch ein Impressum. Dieses Impressum mit den Angaben zur Firmierung gehört nicht nur auf Webseiten, sondern muss auch fester Bestandteil von E-Mails und Newslettern sein.

Wer benötigt ein Impressum?

Ein Impressum muss jeder vorhalten, der geschäftsmäßig auftritt, also eine Gewinnerzielungsabsicht hat. Dafür reicht bereits eine Werbeeinblendung oder ein Affiliate. Für Unternehmer und Firmen gilt grundsätzlich eine Impressumspflicht.

Impressumspflicht laut TMG

In §5 TMG ist geregelt, dass Diensteanbieter, die geschäftsmäßig in Telemedien auftreten, ein Impressum führen müssen. Dabei ist „Auftreten“ sehr weit gefasst: schon eine indirekte Produktwerbung im Internet oder das Vorhandensein eines Affiliate Links gilt höchstwahrscheinlich als geschäftsmäßige Tätigkeit.

Die genannten Telemedien sind alle elektronischen Informations- und Kommunikationsdienste. Neben Webpräsenzen gehören dazu besonders auch E-Mails. Der Name E-Mail – elektronische Post – macht sehr deutlich, dass diese zu den gemeinten Kommunikationsdiensten gehören.

Die Pflichtangaben des Impressums unterscheiden sich je nach Gesellschaftsform des Unternehmens (GmbH, GbR, AG, Einzelunternehmer etc.). Bei einer GmbH etwa muss das Impressum folgende Angaben enthalten:

  • Name der GmbH
  • Adresse: Straße, PLZ, Ort, ggfs. Land
  • Geschäftsführer
  • zuständiges Amtsgericht inkl. Handelsregisternummer
  • Umsatzsteuer-ID, sofern vorhanden
  • Kommunikationsmöglichkeit: E-Mail und/oder Telefon

Was ist ein Impressum?

Ein Impressum ist eine Anbieterkennzeichnung. Sie enthält allgemeine Angaben zum Unternehmen oder Verein. Zusätzlich gibt es Angaben, die spezifisch für die Rechtsform sind. Für eine GmbH etwa muss der Geschäftsführer angegeben werden.

E-Mails

Jede gewerbemäßig versandte E-Mail muss mit einem Impressum versehen sein. Dieses enthält Pflichtangaben, die sich nach der Gesellschaftsform des Betriebs richten. In der E-Mail muss der Begriff „Impressum“ nicht wörtlich auftauchen, vielmehr genügt unserer Meinung nach das Aufzählen aller Pflichtangaben nach der Nennung des eigenen Namens am Ende der mail unter der Grußformel.

Spezialfall Newsletter

Für einen Newsletter gilt diese Impressumspflicht genauso wie für alle übrigen geschäftlich versandten E-Mails. Hier empfiehlt sich allerdings das Voranstellen des Begriffs „Impressum“. Der Inhalt des Newsletters kann ja durchaus von verschiedenen Autoren stammen. Auch kann ein Newsletter durch entsprechende Dienste automatisch versandt werden.

Zusätzlich gelten beim Versand von Newslettern weitere Regeln. Der Empfänger muss vor Erhalt um Erlaubnis gefragt worden sein (Double Opt-In). Außerdem muss der Empfänger die Möglichkeit erhalten, den Newsletter jederzeit über einen Link wieder abzubestellen (Opt-Out). Werbenewsletter, die ohne solch eine Erlaubnis verschickt werden, können zu Abmahnungen führen. Wenn eine Person eine unerwünschte Werbemail erhält, kann sie den Absender abmahnen, wenn dieser sich nicht an die gesetzlichen Regeln gehalten hat. Das Besondere in diesem Fall ist, dass hier auch Verbraucher abmahnen können und nicht nur Firmen bzw. Wettbewerber, wie dies bei wettbewerblichen Abmahnungen der Fall ist.

Wo muss das Impressum stehen?

Das Impressum muss überall dort eingebunden werden, wo die Anbieterkennzeichnung Pflicht ist, also in jeder geschäftsmäßigen Kommunikation. Auf Webseiten sollte das Impressum auf jeder einzelnen Seite verlinkt und mit maximal zwei Klicks in offensichtlicher Weise erreichbar sein. In Email oder Newslettern sollte die Anbieterkennzeichnung ebenfalls geführt werden.

Fazit

Jede geschäftliche E-Mail, die über ein Unternehmen verschickt wird, sollte unbedingt mit Impressumsangaben versehen sein. Dies gilt in besonderer Weise für Newsletter. Die Datenschutzerklärung der Website, über die sich ein Kunde oder Nutzer zum Newsletter anmelden kann, sollte ferner Informationen darüber enthalten, wie mit den Daten des Nutzers umgegangen wird. Genauso sollte der Hinweis vorhanden sein, dass man sich jederzeit über einen Link im Newsletter von diesem abmelden kann. Zur Sicherheit ist es sinnvoll, noch eine zusätzliche E-Mail-Adresse anzugeben, über die man Abmeldewünsche manuell äußern kann. Schließlich ist es möglich, dass der im Newsletter angegebene Link aus irgendwelchen Gründen gerade nicht funktioniert. Vielleicht will sich ein Kunde auch abmelden und hat den Newsletter nicht mehr in seinem E-Mail-Programm gespeichert.

Datenschutz als weitere Rechtsfalle

Neben dem Impressum muss eine Webseite die Datenschutzrichtlinien erfüllen. Jedem dürfte mittlerweile die Datenschutzgrundverordnung ein Begriff sein. Was viele nicht wissen: Es geht nicht nur um eine ordentliche Datenschutzerklärung, sondern um viel mehr.

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2020-07-07T11:03:24+02:00